Comment un entrepreneur a structuré sa facturation et professionnalisé ses relances grâce à Timaa.
Physicare est un acteur de référence dans le domaine de la prévention santé en entreprise. En tant que bureau d’étude spécialisé, la société conçoit et déploie des solutions sur mesure pour aider ses clients à intégrer efficacement la santé et le bien-être au travail. Fondée et dirigée par Chris Boston, Physicare allie expertise, innovation et accompagnement de proximité pour transformer les ambitions en actions concrètes. Comme beaucoup de dirigeants de TPE, Chris assurait lui-même toute la partie administrative commerciale : rédaction des devis, édition des factures, suivi des paiements et relances. Cette charge pesait sur son emploi du temps et nuisait à la fluidité du cycle de facturation, tout en le plaçant dans une position délicate vis-à-vis de ses clients pour les relances de paiement. Il a décidé de confier cette mission stratégique à Timaa, afin de gagner en efficacité, professionnaliser le process et préserver sa relation directe avec ses clients.
Structuration du process de facturation
Timaa a commencé par organiser les bases du système :
- Accès sécurisé au logiciel de devis et facturation de Physicare
- Création de modèles de documents professionnels (devis & factures)
- Définition de prestations-type avec montants standardisés
- Mise en place d’un canal dédié pour les échanges administratifs
Un protocole clair en 4 étapes
Afin d’assurer un équilibre parfait entre rapidité, fiabilité et contrôle, nous avons défini un processus de traitement en 4 temps :
- Transmission des informations : Chris nous envoie les éléments nécessaires pour créer un devis ou une facture (type de prestation, client concerné, échéance, remarques spécifiques).
- Préparation du document : TIMAA renseigne le document dans le logiciel, le place en brouillon, et le partage avec Chris pour validation.
- Éventuelles modifications : Chris peut demander une correction ou un ajustement (formulation, montant, destinataire…).
- Validation et envoi : Une fois validé, TIMAA envoie le document au client final, avec un message personnalisé si besoin.
Suivi et relance des paiements
En parallèle, nous avons mis en place un système de suivi bimensuel des règlements :
- Mise à jour de l’état des paiements sur les factures envoyées
- Identification rapide des retards de paiement
- Envoi de relances progressives, dans un ton neutre et professionnel
- Reporting régulier transmis à Chris pour visibilité complète
Des résultats concrets
Moins d’impayés, plus de temps pour le métier
Grâce à l'intervention de Timaa, Physicare a accéléré sensiblement la création et l'envoi de ses factures tout en professionnalisant sa communication client sur la partie financière. Cette optimisation a permis de réduire les délais de paiement et les encours clients, de dissocier la relation de soin et la relance administrative pour préserver le lien humain avec les clients, et de gagner du temps précieux pour se concentrer sur le développement de l'activité.
Résultat clé
Optimisation complète du processus de facturation et de recouvrement avec une réduction significative des impayés.
Impact client
Physicare peut désormais consacrer plus de temps au développement de son activité de soins.
"Grâce à TIMAA, j’ai gagné du temps, j’ai amélioré ma trésorerie, et je peux me concentrer sur ce qui compte vraiment pour mes clients."
Chris Boston
Président fondateur, Physicare
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